La dématérialisation obligatoire de la facturation, c’est pour bientôt. Si vous n’avez pas encore franchi le pas, voici 7 bonnes raisons de passer dès maintenant à la facture électronique.
1 - Être payé plus rapidement
Avec la facturation électronique, vous créez et envoyez vos documents en quelques clics. Cette rapidité d'exécution fait partie des leviers à la disposition de l'entreprise pour accélérer les paiements et mieux maîtriser sa trésorerie. Grâce à la mise en place d’alertes, vous pouvez aussi relancer le client automatiquement à la date de l’échéance.
2 - Automatiser les tâches de gestion de facture
Le traitement des factures client et des factures fournisseurs est globalement simplifié. Vous pouvez mettre en place le paiement automatisé et un suivi des échéances en temps réel pour mieux visualiser le flux de facture. Vous disposez d’une meilleure visibilité sur les flux entrants et sortants ce qui vous permet de piloter plus efficacement vos activités.
3 - Réduire le risque d’erreur de saisie
Les raccourcissements des délais de traitement s'expliquent par la rapidité des échanges dématérialisés, mais aussi par la fiabilité de la méthode. Avec une facture électronique, le risque d’erreur est limité. La technologie LAD/RAD proposée avec les solutions Indexware pour la gestion électronique de documents (GED) utilise l'intelligence artificielle pour lire, reconnaître et exporter automatiquement le contenu des factures. Les données de vos factures électroniques sont reconnues par l'outil numérique pour un résultat fiable et rapide.
4 - Réduire les coûts de la gestion papier
Passer à la facture électronique vous permet de supprimer une quantité colossale d'impressions papier. Ce sont autant de paquets de feuilles A4 et de cartouches d’encre économisées, sans compter la maintenance des imprimantes. Dans les faits, le coût d’une facture entrante ou sortante se compte en dizaine d’euros, alors qu’avec la facturation électronique, on parle de dizaine de centimes d’euros. Aujourd’hui, la dématérialisation du processus de facturation peut diviser les coûts de traitement par 4.
5 - Faire gagner du temps aux services comptables
Le traitement de la facture se décompose en plusieurs étapes qui s'avèrent plus coûteuses et plus chronophages lorsque le format papier est en jeu. Pour une facture fournisseur, vous avez la réception du courrier, la saisie manuelle des données, la validation, le paiement, l'archivage du document papier et, le cas échéant, la gestion des litiges. Avec une facture électronique, le temps de traitement global est réduit d'environ 30 % pour les services comptables.
6 - Optimiser l'organisation générale de l’entreprise
La facturation électronique vous fait gagner en efficacité sur tous les processus liés à ces transactions. L’aspect dématérialisé du document simplifie l'organisation de vos activités, mais aussi l'organisation matérielle dans vos locaux. Vous pouvez libérer toutes les surfaces dédiées à l’archivage et au stockage.
Par ailleurs, avec des volumétries importantes, le risque de pertes de documents tend à augmenter. Or, le non-respect des délais de conservation légale peut avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise. L'archivage électronique permet de remettre la main très facilement sur n'importe quel document, y compris d’anciennes factures.
7 - Sécuriser le stockage des documents
Les documents électroniques stockés sur des serveurs sécurisés sont mieux protégés que les factures papier classées dans les placards d’un local. Vous pouvez gérer les droits d’accès, consulter les différentes actions en lien avec un document. De plus, les procédés de sécurisation garantissent l'authenticité et l'intégrité du contenu des factures électroniques.
Lorsque la facture dématérialisée s'inscrit dans une stratégie de GED personnalisée, ces avantages s'appliquent à tous les processus de l'entreprise. Ce sont tous les coûts papier qui peuvent être réduits, toutes les données sensibles qui peuvent être mises à l'abri, tous les services qui sont libérés des opérations de saisie… Indexware, expert en solutions de dématérialisation des documents et factures, vous aide à prendre en main votre transition numérique avec une approche adaptée à votre structure et à votre secteur d’activité.
