Le processus de création et d’émission de la facture peut évoluer selon le statut du destinataire. S’il s’agit d’un client B2B établi en France et assujetti à la TVA, vous allez devoir respecter toutes les conditions prévues par la réforme de la facturation électronique. Pour un client non assujetti, vous pouvez continuer à faire et à émettre vos factures selon le procédé qui vous convient le plus.
Comment faire une facture électronique pour son client B2B ?
Vous préparez une facture à destination d’un client établi en France et assujetti à la TVA ? Voici comment procéder.
1 – Se renseigner sur l’acheteur
Pour créer une facture électronique conforme, vous aurez besoin d’informations précises sur l’acheteur B2B. Vous les trouverez dans l’annuaire de facturation électronique. Toutes les entreprises, la vôtre y compris, ont l'obligation de s'inscrire sur cet annuaire central. Cette base de données, gérée par l'administration fiscale, est tenue à jour et conçu pour une interopérabilité optimale avec les plateformes de dématérialisation.
L'annuaire vous permettra de renseigner la ligne d'adressage et les données du destinataire de la facture avec exactitude. Il peut être consulté directement via le Portail Public de Facturation (PPF). On parle alors de consultation en mode portail. En mode dit « service » ou « EDI » l'annuaire est consulté par une application interne de l'entreprise.
2 – Saisir les données de facturation ou déposer la facture
Une fois les données collectées, vous avez la possibilité de saisir les données de facturation sur le portail en ligne. Le système d'information de l'entreprise peut aussi directement intégrer le flux de l'annuaire et créer la facture au format numérique compatible.
3 – Émettre la facture dans un format reconnu
Trois formats sont acceptés et reconnus conformes pour la facturation électronique : UBL, CII et Factur-X.
UBL et CII sont des formats structurés, alors que Factur-X est un format mixte. Il s’agit des seuls formats compatibles avec la norme EN16931.
4 – Envoyer la facture électronique
Pour envoyer votre facture électronique, il suffit de la déposer par transfert ou chargement du fichier sur le portail. Le document se trouve alors à la disposition du destinataire.
L’émission, et par extension la réception, de la facture se font obligatoirement par les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) immatriculées ou par le PPF.
Dans le cadre de la réforme, l'envoi de la facture par email, par fax, par courrier postal ou encore la remise en main propre ne suffisent plus.
5 - Suivre le traitement de la facture
Une fois la facture émise et envoyée, vous avez la possibilité de suivre et l'évolution du traitement en ligne, ou via le système d'information permettant d'exploiter le flux de données.
Le process de traitement comprend plusieurs statuts :
- Dépôt : facture acceptée par votre plateforme
- Rejet : refus de votre plateforme ou de celle du destinataire, facture non conforme
- Refus : le destinataire a refusé la facture
- Encaissé : facture approuvée et réglée par le destinataire
À l'issue du processus, si la facture est approuvée, vous aurez un paiement transmis puis encaissé, alors qu’une entrée en litige peut se solder par une facture refusée.
Comment faire et émettre une facture électronique pour son client B2C ?
Pour vos clients B2C, particuliers non-assujettis à la TVA, vous pouvez faire et émettre vos factures plus librement dans le format qui convient le plus.
Il est néanmoins recommandé de les créer au format structuré ou mixte afin de faciliter leur traitement dans le cadre de la gestion électronique de vos documents d’entreprise.
Vos factures B2C pourront ainsi être traitées dans un flux automatisé au même titre que les factures B2B.
Pour l’instant, ce sont souvent les préférences du client qui font pencher la balance vers tel ou tel procédé, mais les particuliers devraient être de plus en plus nombreux à préférer le format numérique, plus facile à gérer (réception, conservation, consultation ultérieure...).
