GED pour les notaires

Gestion documentaire notarial : un volume hors norme

Actes, annexes, diagnostics, procurations, titres de propriété, dossiers de succession... Votre étude traite chaque jour des milliers de documents provenant de sources multiples. Dossiers papier, numérique partiel, logiciel métier, serveur Windows : autant de systèmes cloisonnés qui ne communiquent pas entre eux et qui complexifient chaque recherche.

Du temps perdu chaque jour sur des tâches sans valeur ajoutée

Conformité réglementaire : ce que la loi impose aux notaires

Depuis 2008, les notaires ont l'obligation de déposer leurs Actes Authentiques Électroniques dans le Minutier Central Électronique des Notaires de France, où ils sont conservés pendant 75 ans, et jusqu'à 100 ans lorsqu'un mineur est impliqué. Le Conseil Supérieur du Notariat impose par ailleurs un cahier des charges strict et une charte qualité pour l'archivage électronique. L'archivage à valeur probatoire doit être conforme à la norme NF Z42-013, et chaque signature électronique doit respecter le règlement eIDAS.

Ce que couvre la solution Indexware :

• Conforme aux recommandations du Conseil Supérieur du Notariat
• Archivage certifié à valeur probatoire, norme NF Z42-013
• Hébergement sécurisé en France, conformité RGPD totale

Minutier électronique notaire

Accédez instantanément à tous vos actes depuis votre poste de travail, sans vous déplacer en salle d'archives ou chez le tiers-archiveur. L'ensemble des collaborateurs autorisés de l'étude consultent les mêmes documents, en temps réel, depuis leur propre poste.

Archivage notarial à valeur probatoire

Chaque document archivé est horodaté et scellé par cachet serveur, conformément à la norme NF Z42-013 et au règlement eIDAS. Des alertes automatiques vous préviennent avant l'expiration des durées légales de conservation, pour ne jamais être pris de court.

Signature électronique et dépôt MICEN

La solution intègre la clé REAL et la signature qualifiée CSN pour signer vos actes électroniquement et les déposer automatiquement au format PDF/A dans le Minutier Central Électronique. Chaque acte est horodaté et sa traçabilité est assurée de bout en bout.

Dématérialisation et indexation automatique

Actes, diagnostics, pièces clients, annexes : tous vos documents entrants sont numérisés, classés et indexés automatiquement. Quel que soit le format — PDF, PDF/A, TIFF, JPG — n'importe quelle pièce ressort en quelques secondes via le moteur de recherche.

Sécurité et confidentialité des données notariales

Les accès sont définis par rôle : chaque collaborateur voit uniquement ce dont il a besoin, et chaque consultation est tracée. Les données sont chiffrées et hébergées en France, en conformité totale avec le RGPD. Vos clients échangent leurs pièces via un portail sécurisé dédié.

Gestion des emails et workflows notariaux

Tous vos échanges entrants et sortants sont archivés automatiquement et rattachés au bon dossier. Les circuits de validation sont paramétrables par type de dossier, et chaque collaborateur suit en temps réel l'avancement des affaires qui lui sont confiées.

Un accompagnement sur mesure

Mettre en place une GED dans une étude notariale ne signifie pas tout réorganiser du jour au lendemain. Indexware commence par un audit de vos flux documentaires et de vos besoins spécifiques, intègre sa solution à vos logiciels métier existants sans rien réinventer, et accompagne clercs et collaborateurs tout au long du déploiement. La mise en place est progressive : votre étude ne s'arrête pas, elle évolue.

Ce que ça change dès les premiers jours

Vos collaborateurs disposent d'un point d'entrée unique pour tous les documents de l'étude et trouvent ce dont ils ont besoin sans vous solliciter. Vos clients reçoivent et déposent leurs pièces via un portail sécurisé. Vos archives physiques migrent progressivement vers le numérique, à votre rythme.