La reconnaissance automatique des documents (RAD) fait partie des fonctionnalités essentielles de la gestion de documents dématérialisés, ou gestion électronique de documents (GED). Cette fonction fait plus largement partie des systèmes appelés LAD RAD.
Pourquoi parle-t-on de LAD RAD ?
Si vous cherchez des renseignements sur la reconnaissance automatique des documents dans le cadre de la GED, vous tomberez inévitablement sur les acronymes LAD RAD.
La LAD RAD est un module de Lecture Automatique des Documents complété par la Reconnaissance Automatique des Documents.
La LAD repose sur trois technologies : la reconnaissance automatique de documents, la reconnaissance optique des caractères, appelée OCR, et la reconnaissance intelligente de caractères, abrégée ICR.
La LAD permet ainsi de lire et d’extraire automatiquement les informations utiles d’un document numérisé : la date d’un bon de commande, l’expéditeur d'une facture… Les documents scannés peuvent ainsi être indexés selon des critères préalablement définis par l'utilisateur.
La RAD reconnaît la nature d’un document en vue de son classement et de son archivage. Là encore, plusieurs critères préalablement définis permettent à cette technologie d’appliquer le bon traitement au bon document pour un stockage optimal.
Les solutions LAD RAD sont paramétrées par vos soins et utilisent l'intelligence artificielle pour identifier, exploiter et traiter les données de manière cohérente dans le cadre de la gestion des documents dématérialisés de l'entreprise.
Comment fonctionnent les systèmes de LAD RAD ?
Les systèmes LAD RAD sont capables de reconnaître les contenus grâce aux algorithmes auto-apprenants, qui s'améliorent au fil du temps pour mieux décoder les factures à dématérialiser. Les caractères alphanumériques, mais aussi les codes-barres, sont reconnus et analysés afin de comprendre à quelle catégorie appartient le document et d’en extraire des informations clés pour la suite du traitement.
Que se passe-t-il avec un document illisible ?
Le flux documentaire à numériser peut être très inégal en matière de qualité. Certains documents de l’entreprise pourraient avoir été corrigés à la main avec des ratures complétées d’une date et d’une signature… D’autres peuvent porter les marques du temps ou les stigmates d’un stockage inapproprié (pièce humide, mal ventilée…). Dans ce cas, certaines parties peuvent être partiellement illisibles à l'œil nu et incompréhensible pour l’outil digital de reconnaissance.
En cas de doute, le système de LAD RAD peut demander la confirmation de l'utilisateur qui sera plus à même d’interpréter le contenu du document d’origine. Indexware, expert en solution de dématérialisation, propose un système de LAD RAD qui intègre un module de vérification permettant de traiter rapidement toutes les ambiguïtés relevées par l’outil.
Pourquoi intégrer la LAD RAD à la GED ?
La LAD RAD vous permet de gagner du temps grâce à l'automatisation. La LAD lit et interprète les documents dès la numérisation pour récupérer sans délai toutes les informations et les contenus utiles.
La LAD RAD intégrée à la Gestion Électronique des Documents (GED) de l'entreprise permet d'accélérer la dématérialisation et de passer plus rapidement à un mode de fonctionnement optimal.
Pourquoi confier son projet de dématérialisation à Indexware ?
Indexware propose aux entreprises d'intégrer l’outil LAD RAD après avoir pris le soin de bien définir leurs besoins. L'approche personnalisée est le meilleur moyen d'optimiser tous les processus de l'entreprise grâce à la GED.
Certains de ces processus devront évoluer pour s'inscrire pleinement dans la démarche de dématérialisation de l'entreprise. L'équipe Indexware est là pour vous aider à identifier tous les freins et toutes les possibilités d'amélioration et d'intégration d’autres modules utiles pour l'entreprise.
