Comment se préparer aux obligations liées à la facture électronique ?

Être prêt pour la facture électronique obligatoire

Jeudi 20 avril 2023
Femme vérifiant une facture sur un écran d'ordinateur

La facture électronique obligatoire concernera toutes les transactions inter-entreprises d'ici 2026. Quelles sont les modalités et comment s’y préparer ?

D'ici l'été 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de réceptionner des factures au format électronique. Cette obligation est une des étapes du processus de généralisation de la facturation dématérialisée. Quelles sont les prochaines échéances et comment s'y préparer ?  

 

Qu'est-ce qu'une e-facture ?  

Une facture électronique, ou e-facture, est un document créé, partagé et conservé au format électronique. Cette forme doit correspondre aux standards définis par les textes en vigueur au moment de l’émission de la facture.  

L'authenticité, l'intégrité et la lisibilité de la facture doivent être garanties depuis sa création jusqu’au terme de sa conservation. Entre ces deux étapes, il convient de s'assurer que le document soit émis et réceptionné en respectant ces mêmes conditions.  

 

Opérateurs de dématérialisation OD

 

Obligation de facturation électronique où en est-on ?  

Toutes les entreprises françaises sont soumises à l'obligation de facturation électronique dans le cadre de leurs contrats avec la sphère publique. Depuis le 1er janvier 2020, une entreprise qui facture une collectivité doit le faire en passant par la plateforme Chorus Pro. Ces obligations ont été un levier de transition digitale important dans tous les secteurs qui travaillent régulièrement avec ces acteurs publics.  

Toutefois, les facturations inter-entreprises restent à développer. L'ordonnance du 15 septembre 2021 prévoit la généralisation de la facture dématérialisée dans le cadre des échanges entre les assujettis à la TVA. Le texte prévoit plusieurs échéances pour un déploiement progressif d'ici 2026. 

 

Facture dématérialisée : les prochaines échéances  

Les prochaines échéances s'articulent autour de deux objectifs de généralisation : celui de la réception des e-factures et celui de l'émission de factures au format dématérialisé.  

 

Obligation de réception de facture électronique en 2024  

En ce qui concerne la réception, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir, lire et conserver des factures électroniques à compter du 1ᵉʳ juillet 2024.  

 

Déploiement progressif d’ici 2026 pour la transmission de factures électroniques  

Pour ce qui est de la transmission, les prochaines échéances vont progressivement toucher toutes les structures, des plus importantes aux plus petites dans le cadre de leurs contrats avec d'autres entreprises.  

La première échéance du volet transmission est, elle aussi, fixée au 1ᵉʳ juillet 2024. Elle concerne les grandes entreprises pour l’émission de factures électroniques. Les entreprises de tailles intermédiaires seront visées par l’obligation à compter du 1ᵉʳ juillet 2025.  

Enfin à l’été 2026, les petites et moyennes entreprises, ainsi que les micro-entreprises seront embarquées dans ce processus inévitable vers la dématérialisation des documents de toutes les structures, quelle que soit leur taille. 

 

Anticiper la dématérialisation de tous ses documents  

Pour se préparer à la dématérialisation du flux documentaire de l'entreprise, il faut commencer par numériser l'existant.  

 

Numériser ses documents 

Avant de créer des documents au format numérique, vous devez pouvoir regrouper toutes les données utiles à l'entreprise sur une base commune. Si vous devez sans cesse jongler entre les archives papiers et le coffre-fort numérique, vous perdez une partie du gain de performance offert par la dématérialisation.  

 

Créer des documents au format électronique 

Une fois le processus enclenché, plus question de produire de nouveau document au format papier. De toute manière, d'ici 3 ans, toutes les entreprises seront dans l'obligation d’émettre et de recevoir des factures au format électronique. Ce qui suppose qu'elles auront aussi les moyens de recevoir et de consulter vos autres e-documents 

 

Partager ses e-documents  

La transmission de documents par voie électronique simplifie et accélère l'échange avec les clients de l'entreprise, mais aussi entre les collaborateurs au sein d’une même structure. Tous peuvent accéder à une base de données commune, accessible en temps réel et depuis une grande variété de supports. Les solutions proposées en mode SaaS offrent un accès aux utilisateurs autorisés au moyen de différents supports connectés. SaaS est un acronyme pour « Software as a Service » qui signifie « logiciel en tant que service » et permet de tirer pleinement profit des avantages de la gestion électronique des documents (GED) 

 

Trouver les bons outils de facturation et de gestion  

Les logiciels des GED sont nombreux sur le marché, des plus généralistes, aux plus ciblés. Il faut dire que chaque entreprise doit faire avec un flux documentaire bien particulier auquel l’outil numérique doit pouvoir s'adapter. Un outil de GED bien dimensionné doit pouvoir accompagner l'entreprise dans ses différentes tâches et alléger la charge de travail des collaborateurs tout en fiabilisant les processus de création, de traitement et de conservation des données.   

La GED aide les entreprises à respecter les délais et leurs obligations légales. Avec un logiciel de GED, vous pouvez par exemple mettre en place des alertes sur les échéances de paiement, les factures échues, les dates de fin de contrat… Vos documents sont automatiquement conservés jusqu’au délai légal de conservation. Toutes ces fonctionnalités facilitent la gestion de l'entreprise.  

 

logiciel de ged pour facturation

 

Se faire accompagner dans sa transition numérique  

Le passage d’une gestion traditionnelle à une gestion numérique demande une certaine préparation. Chez Indexware, spécialiste de la GED, nous développons et proposons des solutions de dématérialisation, mais nous accompagnons aussi nos clients dans la conduite du changement. Un projet de GED doit impérativement embarquer l'ensemble des collaborateurs concernés. Indexware aide les entreprises à développer et à déployer un projet cohérent qui puisse susciter l’adhésion et créer une dynamique positive dans tous les services. 

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Dématérialisation, GED, Workflow, LAD RAD, signature électronique, gestion de formulaires