La dématérialisation des factures est au cœur de cette mutation vers le numérique en allègeant le travail non productif.
L’objectif étant de passer de fastidieuses tâches sans valeur ajoutée, à d’avantage de contrôles et de gestion.
Comment ? En automatisant cette tâche qui est très rapidement fastidieuse et chronophage.
Le propos de ce dossier, est de vous expliquer tout ce que vous devez savoir sur la dématérialisation des factures !
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
Son nom est évocateur, la dématérialisation des factures est le fait de faire passer des factures sous format papier à un format électronique, tout en restant conforme aux législations et réglementations en vigueur.
Il ne faut pas confondre DEMATERIALISATION et NUMERISATION.
La numérisation consiste simplement, en l’action de créer un fichier numérique à partir d’un document papier que l’on scanne. On obtient un fichier (PDF, TIF, JPG, …) qui est numéroté par le scanner et stocké informatiquement. On peut dire qu’il est inerte, car non exploité, difficilement cherchable.
La dématérialisation elle, consiste à exploiter le fichier numérisé pour divers traitements :
- Analyse du contenu pour alimenter des applications tierces (Compabilité, Finance, Gestion commerciale, CRM, …)
- Qualifier ce document scanné avec des tags (métadonnées) d’indexation
- Horodater et certifier fiscalement le document
- Pouvoir exploiter ce document dans une GED pour le rendre cherchable et accessibe aisément
- Pouvoir exploiter ce document dans un circuit de traitement et de validation.
Les avantages de la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures est un enjeu stratégique qui apporte de nombreux avantages dans les entreprises. La dématérialisation réduit significativement les coûts et le temps de gestion des factures. Elle permet également une meilleure sécurité en termes de traitement et ces factures ont valeur juridique.
Les traitements sont à la fois simplifiés et plus rapides.
Avantages financiers
Selon Billentis et Aberdeen Group, le coût moyen serait réduit de l’ordre de 10€ par facture. Ce gain peut s’avérer considérable à l’échelle d’une entreprise.
Permet de réduire l’empreinte carbone
La dématérialisation permet de réduire son empreinte carbone. C’est donc aussi, faire passer le message autour de vous d’un engagement pour l’environnement !
Par ailleurs, et ce n’est pas le moindre, le besoin en espace de bureaux est réduit, du fait de la suppression des armoires, des dessertes de bureaux et des espaces et salles d’archives.
Réduit le temps de gestion des factures
On le sait, les anciennes factures sont souvent difficiles à retrouver dans tous les dossiers.
Avec les factures électroniques, vous supprimez tout simplement le temps de recherche. Ce temps est estimé à 1 mois et demi par an et par collaborateur, ce qui est abyssal.
Possibilité de consulter les factures à tout moment
Les factures numériques, par définition, sont consultables sur ordinateur, mobile ou tablette. Vous n’êtes donc plus limité au bureau et pouvez consulter librement vos factures à tout moment et où vous voulez.
Rapidité de transmission
Le traitement des factures par voie postale et électronique n’est pas comparable.
Contrairement au format papier, les factures électroniques sont plus faciles à transmettre. La réduction du délai de transmission permet d’accélérer le processus de paiement. Grâce à la dématérialisation de vos factures, vous pouvez contribuer à améliorer votre trésorerie.
Meilleure sécurité
En plus d’éviter les erreurs de calcul ou de saisie, la dématérialisation des factures permet un suivi sans faille et un contrôle systématique.
Comment ? Notamment grâce à l’utilisation d’une signature électronique ou du système EDI, qui garantissent l’intégralité des factures.
La signature électronique
Elle permet de garantir l’authenticité du document et l’intégralité de son contenu. Cela passe par un système de Gestion Electronique de Documents qui respecte les obligations fiscales ayant un module de certificats électronique reconnu par les pouvoirs publics.
Ainsi avec la dématérialisation, il devient possible d’optimiser et d’améliorer tous les flux d’une entreprise. Et ce, au niveau de :
- la vitesse de traitement
- la traçabilité des opérations effectuées
- de leur contrôle
- de l’interopérabilité avec le reste du système d’informations (gestion des commandes, suivi commercial, suivi comptable, …
- de la qualité de vos services
- et de l’harmonisation de vos processus de gestion.
Comment dématérialiser les factures ?
Pour commencer, il faut passer par un audit interne pour définir les besoins humains et matériels dont vous aurez besoin.
Dès lors que vous avez décidé de passer à la dématérialisation des factures, vous avez la possibilité de le faire de différentes façons, en faisant l’acquisition d’un logiciel de GED par exemple, ou de faire un appel à un prestataire externe.
Par exemple, notre module de LAD à base d’intelligence artificielle vous permet d’automatiser la comptabilisation des factures dans votre logiciel de comptabilité. Grâce à la LAD, les contenus sont reconnus automatiquement et peut être couplé à une GED ou un Workflow avec un remplissage automatique des champs.
Toutes ces technologies, permettent de récupérer rapidement les données dont vous avez besoin.
Vous pouvez vous appuyer sur Indexware et ses 16 années d’expérience en la matière pour vous accompagner dans votre conduite au changement de dématérialisation de factures et de documents.
