Dématérialisation des Factures

LAD RAD pour la gestion des factures en entreprise

Logiciels LAD RAD Dématérialisation des Factures

Dématérialisation des factures : la solution INDEXWARE

La dématérialisation des factures permet de diviser par 4 le coût de saisie et traitement de ce type de document. En effet à l'heure actuelle, dans une entreprise n'ayant pas encore intégré un logiciel de GED LAD RAD pour la dématérialisation de ses factures, on estime le coût à 17 euros par facture entrante.

Dès son arrivée dans le système de gestion électronique des documents, la facture entre dans un workflow de reconnaissance automatisée de son contenu, puis de contrôles et validations. La facture dématérialisé sera enfin comptabilisée automatiquement et sans saisie dans le logiciel de GED RAD LAD. Tout ceci avec les niveaux de contrôle et de sécurité que vous aurez définis en amont.

Selon l’activité de l’entreprise, les factures entrantes par mail et papier peuvent rapidement représenter un volume conséquent de documents à traiter rapidement. Pour remédier à cela, INDEXWARE vous offre une solution tout-en-un permettant de dématérialiser ce processus.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

Son nom est évocateur, la dématérialisation des factures est le fait de faire passer des factures sous format papier à un format électronique, tout en restant conforme aux législations et réglementations en vigueur.

Il ne faut pas confondre DEMATERIALISATION et NUMERISATION.

La numérisation consiste simplement, en l’action de créer un fichier numérique à partir d’un document papier que l’on scanne. On obtient un fichier (PDF, TIF, JPG, …) qui est numéroté par le scanner et stocké informatiquement. On peut dire qu’il est inerte, car non exploité, difficilement cherchable.

La dématérialisation elle, consiste à exploiter le fichier numérisé pour divers traitements :

Analyse du contenu pour alimenter des applications tierces (Compabilité, Finance, Gestion commerciale, CRM, …)
Qualifier ce document scanné avec des tags (métadonnées) d’indexation
Horodater et certifier fiscalement le document
Pouvoir exploiter ce document dans une GED pour le rendre cherchable et accessibe aisément
Pouvoir exploiter ce document dans un circuit de traitement et de validation.

LAD-RAD avec ELO Digital Office, logiciel de Gestion Electronique de Documents

ELO Digital Office, tel est le nom de la solution LAD RAD (lecture et reconnaissance automatique de documents) proposée par notre société Indexware, qui permet de traiter directement la dématérialisation des factures. Pour ce faire, le logiciel de RAD LAD ELO Digital Office traite les contenus des factures et alimente directement la comptabilité, sans besoin de saisie manuelle.

Notre solution ELO Digital Office participe à la dématérialisation des documents et propose plusieurs options pratiques. Cette solution de RAD LAD sur-mesure est configurable et s’adapte ainsi à chaque situation. Elle dispose de différents degrés d’automatisation selon le besoin et dispose d’une interface vers les systèmes ERP les plus courants.

Améliorez votre productivité avec la LAD RAD

Des processus automatisés intelligents

La solution de LAD RAD proposée par Indexware permet d'améliorer l’efficacité des processus de traitement des factures. De cette manière, les collaborateurs de l’entreprise optimisent leur temps de travail et peuvent alors se concentrer sur leur cœur de métier : la gestion.

Le travail sans valeur ajoutée de la saisie manuelle n’est plus un frein grâce à la dématérialisation des factures et documents, notre solution effectue des processus automatisés efficaces visant à réduire les coûts. Les archives papier onéreuses disparaissent en effet au profit d’une numérisation intelligente et totalement transparente, grâce à une journalisation continue.

Les avantages de la LAD RAD pour le traitement des factures

Les avantages de la solution RAD LAD de ELO Digital Office

Traitement efficace des factures entrantes
Réduction des coûts
Hausse de la productivité des collaborateurs, vrai gain de temps
Des processus de traitement intelligents : plus de saisie manuelle fastidieuse
Dématérialisation des factures papier : plus besoin d’archives papier
Un logiciel RAD LAD d’automatisation sur-mesure, configurable et personnalisable
Des processus transparents : journalisation des modifications liées à un document

Faites confiance à un expert des solutions de dématérialisation des documents et factures : INDEXWARE intervient sur toute la France avec un haut niveau de service, pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d'activité.

INDEXWARE a été identifié par l'Usine Nouvelle / L'usine Digitale, en 2014 comme LA PEPITE DU NUMERIQUE en France dans le domaine de la dématérialisation.

Pourquoi adopter la dématérialisation des factures fournisseurs ?

La facture fournisseur papier est une tâche chronophage et coûteuse. Son traitement au format papier est un processus long et cher. De plus, la facture papier est une source d’erreurs de saisie, mais aussi de perte de documents ou d’erreur de paiement. Cela peut entraîner des retards de paiement importants, mettant en danger la santé financière de l’entreprise au fil du temps. Au total, des estimations montrent que le traitement d’une facture papier coûte 5 fois plus cher qu’une facture dématérialisée (16€ contre 3€) !

La dématérialisation des factures fournisseurs permet de réduire considérablement le temps de traitement de celles-ci. On estime aussi que le gain de productivité s’apparente à 90 000 factures traitées par dématérialisation en un an par un salarié à temps plein, contre 6 000 factures papier traitées par la même personne sur la même durée. Avec un taux de dématérialisation de 80%, une entreprise peut espérer réduire ses temps moyens de traitement de factures de plusieurs jours, tout en réduisant la marge d’erreur.

Quelles solutions de dématérialisation des factures fournisseurs existent ?

Il existe plusieurs types de dématérialisation, de la plus simple à la plus complexe.

Tout d’abord, la solution la plus simple est de scanner ses factures et de les transmettre par email. Cette solution montre toutefois ses limites, car souvent, la facture est réimprimée pour être traitée.

Ensuite, il est possible d’utiliser un logiciel d’OCR (Optical Character Recognition) qui consiste à lire un fichier image et traduire les caractères présents au format texte. Cela permet d’intégrer les informations de la facture dans le système de comptabilité des fournisseurs.

La dématérialisation complète, solution agissant sur l’ensemble de la chaîne, consiste enfin à l’envoi de la facture par voie électronique par le fournisseur à l’aide d’un système d’échange de données informatisé. Les informations de la facture sont automatiquement enregistrées et contrôlées par l’ERP de la société. Cette solution présente aussi l’avantage de payer automatiquement la facture à la date choisie.

Entreprises, réussissez la dématérialisation de vos factures founisseurs avec Indexware !

Solution de gain de temps et d’efficacité, la dématérialisation des factures fournisseurs représente une solution pérenne pour les entreprises, outre l’aspect légal et bientôt obligatoire pour les TPE. Pour réussir sa transformation digitale, il est aussi essentiel de mener une conduite du changement efficace pour introduire l’innovation dans le quotidien de vos équipes.

Indexware facilite l’intégration de solutions de dématérialisation intelligentes au sein de votre entreprise : prenons rendez-vous pour discuter de vos problématiques et de nos solutions !

Dans chaque entreprise, administration ou collectivité, différentes fonctions sont occupées. Les logiciels de GED que nous proposons sont adaptées à chacune d'entre elles :

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