La facture électronique, déjà obligatoire pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, l’est devenue aussi pour les PME 1er janvier 2019. Les TPE (moins de 10 salariés), quant à elles, seront obligées de dématérialiser leurs factures d’ici le 1er janvier 2020.
Pourquoi adopter la dématérialisation des factures fournisseurs ?
La facture fournisseur papier est une tâche chronophage et coûteuse. Son traitement au format papier est un processus long et cher. De plus, la facture papier est une source d’erreurs de saisie, mais aussi de perte de documents ou d’erreur de paiement. Cela peut entraîner des retards de paiement importants, mettant en danger la santé financière de l’entreprise au fil du temps. Au total, des estimations montrent que le traitement d’une facture papier coûte 5 fois plus cher qu’une facture dématérialisée (16€ contre 3€) !
La dématérialisation des factures fournisseurs permet de réduire considérablement le temps de traitement de celles-ci. On estime aussi que le gain de productivité s’apparente à 90 000 factures traitées par dématérialisation en un an par un salarié à temps plein, contre 6 000 factures papier traitées par la même personne sur la même durée. Avec un taux de dématérialisation de 80%, une entreprise peut espérer réduire ses temps moyens de traitement de factures de plusieurs jours, tout en réduisant la marge d’erreur.
Quelles solutions de dématérialisation des factures fournisseurs existent ?
Il existe plusieurs types de dématérialisation, de la plus simple à la plus complexe.
Tout d’abord, la solution la plus simple est de scanner ses factures et de les transmettre par email. Cette solution montre toutefois ses limites, car souvent, la facture est réimprimée pour être traitée.
Ensuite, il est possible d’utiliser un logiciel d’OCR (Optical Character Recognition) qui consiste à lire un fichier image et traduire les caractères présents au format texte. Cela permet d’intégrer les informations de la facture dans le système de comptabilité des fournisseurs.
La dématérialisation complète, solution agissant sur l’ensemble de la chaîne, consiste enfin à l’envoi de la facture par voie électronique par le fournisseur à l’aide d’un système d’échange de données informatisé. Les informations de la facture sont automatiquement enregistrées et contrôlées par l’ERP de la société. Cette solution présente aussi l’avantage de payer automatiquement la facture à la date choisie.
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Solution de gain de temps et d’efficacité, la dématérialisation des factures fournisseurs représente une solution pérenne pour les entreprises, outre l’aspect légal et bientôt obligatoire pour les TPE. Pour réussir sa transformation digitale, il est aussi essentiel de mener une conduite du changement efficace pour introduire l’innovation dans le quotidien de vos équipes.
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