L’audit organisationnel Indexware
Les outils de la transformation digitale doivent être adaptés à chaque structure afin d’apporter une réelle plus-value.
Avec Indexware, l'accompagnement au changement commence par un audit. L'objectif est de déterminer avec vous les fonctions visées par la transformation digitale : achat, vente, facturation marketing, juridique, ressources humaines… Il faut aussi aborder la question de la politique de sécurité et des droits d’accès qui évoluent d’une organisation à l’autre.
Sur place, l’équipe Indexware évalue également la compatibilité de l'environnement d'hébergement. Il s’agit de vérifier que toutes les conditions techniques sont réunies pour le déploiement de la solution. Au-delà de la technique, il faut s’assurer que tous les effectifs soient prêts à utiliser les nouveaux outils installés.
Les besoins en formations et en assistance à l'exploitation peuvent varier fortement selon l'entreprise. Ces variations s'observent aussi entre les services d’une même structure.
Mise en place de votre solution de GED
Une fois la phase d’audit passée, et le plan établi, il ne reste plus qu’à passer à l'action. La gestion électronique des documents est une solution indispensable à la transformation digitale de l'entreprise. Elle se déroule en deux temps : celui de la numérisation du flux papier et celui de la création d’un flux de documents électroniques.
La numérisation manuelle peut être fastidieuse. Heureusement, la technologie LAD est là pour accélérer et fiabiliser ce processus. La LAD est tout simplement la Lecture Automatique de Documents. Le contenu à numériser est lu, reconnu et les données utiles sont extraites afin d’optimiser la GED, y compris sur les fichiers créer et reçu avant la digitalisation.
Ensuite, la solution doit permettre à chaque service de travailler à partir de documents électroniques natifs et d’intégrer leurs propres e-documents. Les qualités techniques de la solution sont déterminantes, mais pas suffisantes pour maîtriser sa transformation digitale.
Un outil rendu accessible par l’approche personnalisée
La méthodologie Indexware repose aussi sur la conduite du changement pour accompagner la transition numérique de chaque entreprise. Les outils Indexware ont d'ailleurs été pensés en amont pour offrir aux utilisateurs une prise en main simple et intuitive. Leur pertinence a été étudiée en interne et en externe, validée et reconnue par les clients d’Indexware.
La méthodologie Indexware consiste à embarquer tous les salariés dans la transformation digitale. Si les futurs utilisateurs ne se sentent pas impliqués, les outils, aussi performants soient-ils, seront peu ou mal exploités. Il faut donc pouvoir créer l’adhésion autour du projet. C’est aussi pour cela qu’Indexware a mis un point d’honneur à rendre la technologie accessible, sur le plan technique, mais aussi grâce à l’accompagnement personnalisé.
L’analyse des résistances au changement permet de repérer les freins psychologiques à la dématérialisation progressive des processus de l’entreprise. Une fois les difficultés identifiées, il est plus facile de piloter une campagne de communication interne efficace auprès des services concernés.
L'expérience de terrain Indexware au service de votre entreprise
Experte en GED, l’équipe Indexware a progressivement affiné sa méthode pour toucher plus efficacement un large public professionnel.
Depuis 2003, Indexware propose une transformation digitale sur-mesure, pouvant être partielle ou complète et s'appliquer à différentes structures et tailles d'entreprise. L’humain est quoi qu’il arrive au centre de cette approche, car c’est lui qui va révéler tout le potentiel de la GED dans son usage quotidien. Une GED incomprise ou suscitant la méfiance des usagers ne vous apportera pas la plus-value que vous attendez.
Indexware s’est donc donné pour mission de fournir à la fois l'outil, et les clés organisationnelles et relationnelles qui permettent de l’intégrer pleinement et durablement à vos activités.
