L'intelligence artificielle s'invite dans les salles réunions

Les salles de réunions sont devenues de véritables temples de la visioconférence. Il faut dire que le cadre des points d’équipe et autres rencontres trimestrielles a été quelque peu bouleversé par les précautions sanitaires déployées depuis 2020. Pour continuer à avancer en dépit des circonstances, les entreprises ont dû s'équiper en conséquence. L’écran intelligent fait partie des outils à mettre en place dans le cadre de la digitalisation des échanges.

La réunion change de visage  

La crise du Covid a profondément modifié notre manière d’aborder l'exercice de la réunion. Le télétravail généralisé et l’application des distances de sécurité ont réduit les capacités des salles et poussé la rencontre en dehors de son cadre habituel. La technologie a permis aux entreprises de conserver le lien entre les collaborateurs.  

Les réunions se sont tenues par écrans interposés, avec plus ou moins de fluidité selon les moyens investis. La transition numérique des entreprises françaises était déjà amorcée, mais de nombreuses structures restaient encore aux prémices de la démarche. Aujourd’hui, la plupart d’entre elles ont le recul nécessaire pour bien mener une réunion collaborative à distance, et cela passe en partie par l'intégration de l'intelligence artificielle.

Qu'est-ce que l'intelligence artificielle ?  

Le portail de la transition numérique des entreprises définit l'intelligence artificielle (IA) comme « un cadre de compétences ». Les outils qui reposent sur l’IA peuvent réaliser 4 types d’action : percevoir, comprendre, agir et apprendre.  

Les logiciels de gestion électronique des documents (GED) font partie de ces solutions. Ils peuvent lire les informations contenues dans un document. Ces données identifiées et reconnues leur permettent de procéder au classement du fichier et de déclencher des actions automatiques, guidées par l'expérience et l’apprentissage de la machine ou validées sur la base d’une programmation préétablie.  

L'ère de la collaboration numérique  

La collaboration numérique s'impose à tous les niveaux et dans tous les services de l'entreprise. Impossible de faire l’impasse sur l'attirail essentiel aux échanges à distance : microphones, écrans, logiciels, partage de documents dématérialisés…  

Dans ce contexte, l'intelligence artificielle entre en scène et permet d'exploiter tout le potentiel des échanges digitalisés. Il ne s’agit plus seulement de recréer les configurations d’une réunion classique à distance, mais de proposer un nouveau format d’échanges professionnels, plus cadrés, mieux préparés, favorisant le travail d’équipe et la créativité.  

L'intelligence artificielle simplifie et accélère toutes les actions qui précèdent, accompagnent et succèdent à la réunion. Cela passe par l’envoi des invitations et les rappels automatiques. Pendant la séance, l’IA sait reconnaître tous les éléments d'écriture manuscrite, ce qui rend possible l’utilisation à distance de l’irremplaçable tableau blanc. Après la réunion, les notes, les remarques et les rapports sont plus facilement réalisés et transmis aux participants et aux collaborateurs concernés. 

IdeaHub, le tableau interactif tout-en-un  

L’écran interactif fait partie des outils incontournables pour l'organisation de réunions et de conférences réunissant des participants en présentiel et en distanciel. Indexware, expert en solution de GED au service des entreprises, propose un outil tout-en-un, spécialement dimensionné pour répondre à ces nouveaux besoins. 

Optimiser l'environnement de travail 

Vous avez déjà vos habitudes en matière de visioconférence. Vous utilisez peut-être Teams, Zoom, WebX, GoogleMeet, Skype ou encore Slack ? L’écran IdeaHub s'intègre à votre routine tout en facilitant l'organisation et le déroulement des réunions. L’écran intelligent vous permet d'accéder à votre outil de visio en un seul clic.  

Grâce à la haute résolution de l’écran, les échanges semblent plus vivants, plus animés. Même depuis un site distant, les participants profitent d’une expérience qualitative au plus proche du réel. Cette immersion est rendue possible par la fluidité du système. Le débit de parole et les mouvements sont retranscrits à l’écran de manière naturelle, nous faisant presque oublier la distance géographique.  

Améliorer l’expérience utilisateur  

IdeaHub repère les participants qui s'expriment et ajuste automatiquement le cadrage. Cette fonction appelée auto-tracking apporte beaucoup de dynamisme aux conférences. Le focus se fait automatique sur l'orateur ce qui permet de mieux saisir les différentes interventions.  

Autre point fort de l’écran IdeaHub : ses 12 micros multidirectionnels. Leur fonctionnement simultané permet de créer deux barrières acoustiques. Agissant à la manière de parois isolantes, le dispositif isole le périmètre de la réunion. Une meilleure isolation phonique favorise la concentration et améliore la qualité des échanges et des présentations.  

Pour plus d'interactivité, IdeaHub possède une fonction de reconnaissance d'écriture, d'annotation et de dessin. La fonctionnalité d'annotation peut être déclenchée à n’importe quel moment, quelle que soit l'application en cours d'utilisation à l’écran. L'intervenant peut ainsi matérialiser son propos par des symboles, des flèches ou des notes.  

Simplifier la gestion de la réunion  

Avec l’écran IdeaHub, vous pilotez un véritable poste de travail automne et personnalisable. Vous êtes libres d’ajouter des applications de bureau et bénéficiez de tout un écosystème de cloud.  

Le contrôle inversé vous permet de rester actif dans votre présentation. Vous pouvez manipuler votre ordinateur depuis l’écran tactile géant, pour modifier le contenu ou encore ouvrir un fichier.