Pourquoi opter pour la signature électronique ?

Tout ce qu'il faut savoir à propos de la signature électronique !

Mardi 11 janvier 2022
signature électronique

La dématérialisation des documents et des processus est maintenant plus que jamais au cœur des différentes problématiques des entreprises. Les secteurs publics comme les secteurs privés utilisent en masse les solutions électroniques qui permettent, entre autres, de faciliter les processus.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Dans chaque corps de métier, des signatures de documents sont souvent requises. Et le processus consistant à envoyer un document au signataire, l’imprimer, le signer, le scanner puis le renvoyer est fastidieux. Pour accélérer et rationaliser ce processus, les solutions de signatures électroniques sont des outils précieux pour les entreprises.

Les solutions de signature de consentement permettent de signer des documents numériquement. Grâce à ces outils, les utilisateurs peuvent signer facilement les documents et n’ont plus besoin de les imprimer ni de les scanner avant de les renvoyer à leurs destinataires.

Comment cela fonctionne ?

Pour envoyer un document à signer, l’utilisateur renseigne le/les nom/s et adresse/s email du/des signataire/s dans le logiciel. Le/les signataires reçoit/reçoivent ensuite un mail avec le lien vers le document à signer. Ensuite, le recueil de consentement des signataires est demandé, en général via une case à cocher.

Pour signer le document, il est demandé au/x signataire/s de s’authentifier pour garantir la sécurité de la signature. Il existe plusieurs méthodes d’authentification, la plus connue s’effectue avec un code reçu par SMS ou par téléphone. Une fois la procédure terminée, soit le document est renvoyé par mail à l’utilisateur, soit il est stocké de manière sécurisée sur un espace client.

Quels sont les avantages de la signature dématérialisée ?

Les solutions de signatures électroniques et de e-parapheur présentent de nombreux avantages pour les entreprises.

Accélérer le processus de signature des documents

Ces solutions de dématérialisation de signatures permettent de gagner un temps considérable dans le processus de signature des documents. Avec la signature manuscrite, les utilisateurs doivent effectuer plusieurs étapes avant de recevoir leurs documents signés. Grâce à la signature numérique, les documents peuvent être signés en quelques clics seulement, en suivant un procédé simple d’utilisation et intuitif. Les documents peuvent être signés de n’importe quel endroit, à condition seulement de disposer d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur, ainsi que d’une connexion à Internet. Avec l’apparition de la crise sanitaire, la dématérialisation des signatures a gagné du terrain et de plus en plus d’entreprises se sont appuyées sur cette technique pour garantir la continuité de leur activité.

Améliorer la productivité

Avec des délais raccourcis, les signatures électroniques assurent une meilleure efficacité des flux de travail et donc une meilleure productivité des entreprises. L’organisation des informations et des documents est améliorée, le nombre de documents à archiver est nettement réduit. Grâce à cette solution, les utilisateurs peuvent suivre plus facilement leurs documents. Certains logiciels peuvent même renvoyer des mails de rappel aux signataires lorsqu’un document est toujours en attente de signature. Ces solutions permettent d’accroître la mobilité des utilisateurs puisqu’ils peuvent signer leurs documents directement depuis leur mobile et ne nécessitent pas de matériel particulier.

Réaliser des économies

Dans toute organisation, gain de productivité signifie gain d’argent ! En améliorant leur productivité, les entreprises réalisent forcément des économies. La dématérialisation des processus chronophages est un moyen simple pour augmenter le ROI des entreprises. Ces dernières peuvent également économiser sur des coûts indirects, tels que les coûts d’impression, d’expédition et d’archivage (réduction des coûts d’achat de boites de stockage, optimisation de l’espace disponible dans les locaux etc.)

Garantir la sécurité

Les signatures électroniques permettent de limiter la circulation de documents papier entre les différents services et entreprises. Les risques qu’un document soit égaré ou arrivé entre de mauvaises mains sont donc réduits. Grâce aux solutions de signature de consentement, les documents sont envoyés directement aux personnes concernées. Ces logiciels garantissent un haut niveau de sécurité notamment grâce à un cryptage SSL, indispensable pour que les données soient protégées lors de la transmission de documents entre les parties. En fonction des logiciels, des fonctionnalités de sécurité supplémentaires peuvent être ajoutées (sécurisation des documents avec un code d’accès, méthodes d’authentification biométriques…). Des certificats assurent la sécurité des signatures, protégeant ainsi les entreprises contre la fraude.

Réduire l’impact environnemental de l’entreprise

Dématérialiser la signature d’un document permet de réduire les impressions et donc l’utilisation de papier. Selon le site Planestoscope, base d’informations statistiques, la consommation annuelle de papier en France s’élève environ à 8,5 millions de tonnes.  Réduire l’utilisation du papier et plus globalement l’impact environnemental de l’organisation est désormais entré au centre des stratégies de développement de nombreuses entreprises françaises. Pour elles, il s’agit d’un bon moyen pour augmenter leurs performances globales en réduisant leurs coûts, en améliorant leur image de marque et en renforçant leur compétitivité. Pour y parvenir, la GED et la dématérialisation des signatures sont des leviers importants.

Quelle est la valeur légale de la signature électronique ?

La signature électronique est encadrée par les lois françaises et européennes. Elle a été reconnue légalement en France en 2000. L’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) est l’organisme français référent pour la signature électronique. Cet organisme identifie et contrôle les solutions de signatures électroniques présentes sur le marché, en vérifiant notamment qu’elles sont conformes à l’eIDAS.

Depuis le 23 juillet 2014, la signature électronique est en effet régie par le règlement eIDAS (Electronic IDentificaton And Trust Services) qui s’applique à l’identification électronique, aux services de confiances et aux documents électroniques. L’objectif du eIDAS est de favoriser l’utilisation de la signature de consentement partout en Europe. Dans ce règlement, 3 niveaux de sécurité des signatures électroniques sont définis :

  • simple
  • avancée
  • qualifiée.

Les règles d’utilisation et de reconnaissance légale des signatures électroniques sont également fixées dans l’eIDAS. Elles s’appliquent à tous les pays membres de l’Union Européenne.

Quels documents peuvent être signés numériquement ?

La signature électronique peut s’appliquer à tous types de documents :

  • contrats
  • devis
  • factures (clients, fournisseurs)
  • bons de commande
  • mandats SEPA
  • …et bien d’autres !

Elle est utilisée dans de nombreux secteurs d’activités publics (mairies, collectivités territoriales, conseils régionaux…) ou privés (juridique, immobilier, assurance, banque…).

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Dématérialisation, GED, Workflow, LAD RAD, signature électronique, gestion de formulaires