C’est le cas du SIREN du client, utilisé pour identifier le destinataire et orienter la facture vers la bonne plateforme. On fait le point sur toutes ces mentions à avoir sur la facture électronique.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture électronique ?
Une facture électronique reprend les mentions obligatoires d’une facture, telles qu’exigées avant la réforme. Ces informations concernent les parties, l’opération, les montants et les conditions de paiement. Dans un circuit dématérialisé, ces informations doivent aussi être suffisamment fiables pour être contrôlées et exploitées par les logiciels et les plateformes agréées.
Les informations sur la facture et les parties
La facture doit d’abord comporter :
- sa date d’émission ;
- un numéro unique, fondé sur une séquence chronologique et continue ;
- la date de la vente, de la livraison, de la réalisation de la prestation ou du versement de l’acompte ;
- la dénomination ou le nom du vendeur ;
- l’adresse du vendeur ;
- son numéro d’identification et le cas échéant sa forme juridique, son capital social et ses informations d’immatriculation ;
- le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur ;
- le nom ou la dénomination sociale du client ;
- l’adresse de facturation du client ;
- le SIREN du client professionnel ;
- le numéro de TVA intracommunautaire du client lorsque sa mention est requise sur la facture électronique.
Dans le processus de facturation dématérialisée, le SIREN du client permet de l’identifier dans l’annuaire et assure le bon adressage du document.
Les informations sur l’opération facturée
Les mentions obligatoires sur la facture viennent aussi détailler ce qui est vendu ou réalisé :
- la désignation de chaque bien ou service ;
- la quantité fournie ;
- le prix unitaire hors taxe ;
- la catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou les deux) ;
- l’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation ;
- les éventuels frais annexes (frais de transport, d’emballage) ;
- les réductions à la date de l’opération.
La catégorie de l’opération aide notamment à appliquer les règles d’exigibilité de la TVA et à traiter les données fiscales dans le circuit électronique.
Les montants et les informations relatives à la TVA
Pour une facture conforme on s’attend aussi à ce que le document présente de manière lisible :
- le total hors taxe ;
- le ou les taux de TVA applicables ;
- la base imposable correspondant à chaque taux ;
- le montant de la TVA ;
- le total toutes taxes comprises ;
- la référence au texte applicable ou la mention correspondante en cas d’exonération, d’autoliquidation ou de régime particulier ;
- la mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » lorsque le prestataire a choisi ce régime.
L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits ne remplace pas les informations habituelles relatives à la taxe.
Les conditions de règlement
Ces conditions font partie des mentions obligatoires sur une facture électronique :
- la date d’échéance du paiement ;
- les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ou la mention indiquant qu’aucun escompte n’est accordé ;
- le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement ;
- la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, lorsqu’elle est due par un client professionnel.
Selon l’activité, la nature de l’opération ou le régime fiscal du vendeur, d’autres mentions particulières peuvent compléter ce socle. Elles concernent notamment la franchise en base de TVA, l’autoliquidation, l’autofacturation, les assurances professionnelles ou certaines obligations propres à un secteur.
Existe-t-il de nouvelles mentions obligatoires sur les factures électroniques en 2026 ?
L’expression « nouvelles mentions obligatoires sur la facture en 2026 » peut prêter à confusion. La réforme ne remplace pas les règles déjà applicables aux factures. Elle vient surtout formaliser quatre données utiles au traitement électronique : le SIREN du client professionnel, la catégorie de l’opération, l’adresse de livraison (lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation) et la mention de l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, si applicable.
Certaines de ces informations figuraient déjà sur les factures ou dans les systèmes de gestion. Désormais, elles doivent pouvoir être exploitées correctement pour l’adressage, les contrôles et le traitement fiscal automatisé.
Comment préparer la conformité de sa facturation électronique ?
La conformité passe aussi par l’organisation des processus internes. L’entreprise doit vérifier que les données circulent correctement entre son logiciel de facturation, ses outils comptables et la plateforme utilisée.
Pour ce faire, il faut :
- définir les responsabilités en matière de création, de contrôle et de validation des factures ;
- mettre à jour les procédures de facturation ;
- tester les échanges avec la plateforme agréée ;
- prévoir le traitement des factures rejetées ou mises en attente ;
- conserver une traçabilité des envois, des statuts et des corrections ;
- former les équipes concernées aux nouveaux circuits.
Indexware, expert en solution de dématérialisation, accompagne les entreprises dans la préparation de leurs flux, l’intégration de leurs outils et la sécurisation de leurs processus de facturation électronique.
