Pourquoi digitaliser ses processus métiers ?

Vendredi 19 août 2022

Pour atteindre ses objectifs, l'entreprise se repose sur des processus métiers. Ces successions de tâches sollicitent généralement plusieurs collaborateurs et peuvent miner leur productivité si elles ne sont pas optimisées. Comment gérer efficacement ses processus métiers et automatiser le flux de travail ?

Le processus métier

Le processus métier regroupe plusieurs activités qui visent un même objectif. Chacun de ces processus est sujet à discussion, pour accélérer et simplifier l'enchaînement des tâches. Pour élaborer une stratégie efficace, il faut répondre à toute une série de questions :

  • quelles sont les tâches, les activités et les interactions nécessaires pour atteindre sa cible ?
  • dans quel ordre ces éléments se succèdent-ils ?
  • quelles sont les personnes et les équipements sollicités tout au long du processus ?
  • qui pilote le processus métier ?

Le déroulement du processus est sectionné, analysé, complété et optimisé jusqu’à obtenir le parfait organigramme. Un support qui permettra aux équipes de mieux communiquer et d'identifier plus facilement l'origine des dysfonctionnements dans l'organisation du travail.

Modéliser les processus métiers

Gérer ses processus métiers, c’est trouver le meilleur moyen de gagner en efficacité tout en réduisant les coûts. Cela passe par l'observation et l'analyse des procédés existants.

La modélisation du processus permet à l'entreprise de tester différents scénarios et d’en comparer les résultats. Avec un outil adapté, vous pouvez ajuster facilement les variables jusqu’à atteindre votre objectif. Ce modèle est aussi appelé le « flux de travail », ou workflow. Il précise les tâches, la chronologie, les ressources et les rôles des différents intervenants.

Le processus modélisé doit ensuite être exécuté. Un premier crash-test qui permet de confronter le modèle à la réalité de l'entreprise. Votre stratégie vous a-t-elle permis de faire des économies ? Vous a-t-elle offert un gain de temps et de ressources précieux ? Pour vous assurer que la théorie colle à la pratique, recherchez et notez les indices d'amélioration.

Exemple : le workflow de validation d’une facture fournisseur

La complexité du processus de validation des factures fournisseurs dépend de la taille de l'entreprise. Plus elle grandit, plus sa hiérarchie se précise. Le comptable, l'expert-comptable, l’office manager, le responsable administratif et financier, le CEO… Toutes ces fonctions ont leur mot à dire à différents niveaux du processus.

La complexification de la chaîne d’actions nécessaires à la validation de la facture, suppose généralement la mise en place d’un workflow. La dématérialisation comptable doit faciliter la gestion du processus de bout en bout, mais aussi assurer la traçabilité et le suivi des flux d'information.

Après réception, la facture fournisseur est :

  • vérifiée : numéro de facture, date d’émission, date de règlement, coordonnées de l’émetteur et du destinataire, montant total à payer
  • comparée au bon de commande et à la préfacture : en cas d'erreur de facturation, le document est renvoyé au fournisseur pour être réédité ;
  • enregistrée et saisie ;
  • validée ;
  • payée, dans le respect des conditions de règlement (échéance, mode de paiement, pénalités de retard…).

À l'image de nombreux processus, le traitement manuel de la facture fournisseur au format papier est particulièrement chronophage. Cette méthode est aussi source d’erreurs et d’oublis qui contribuent à allonger les délais et à mobiliser les ressources humaines sur des tâches à faible valeur ajoutée.

L'automatisation des tâches et des processus de workflow

Pour automatiser la succession des tâches d’un processus métier, l'entreprise peut mettre en place une solution de GED (Gestion Electronique des Documents).

Gain de temps

Les processus métiers engagent une multiplicité de collaborateurs et autant d’échanges entre les différents acteurs. La GED permet d'automatiser un workflow efficace pour limiter les allers-retours fastidieux et permettre à chacun de réduire le temps passé sur ses tâches. Les employés sont plus productifs et l'entreprise gagne en rentabilité.

Une meilleure vision sur ses missions

La GED offre également un espace de travail clarifié. Reprenons l'exemple du processus de validation de la facture fournisseur. Le collaborateur peut visualiser en temps réel l'évolution du statut de la facture : reçue, validée, réglée…Les tâches modélisées sont centralisées dans l’outil de GED et consultables à tout moment.

Des actions encadrées et maîtrisées par la GED

Avec la GED, chaque action implique une réaction préétablie. Fini, les erreurs de destinataire. Les mails, les informations et les documents sont envoyés aux personnes concernées. La mise en place d’alertes sur les échéances permet aussi de mieux maîtriser les délais et de rester à jour dans le traitement du flux documentaire.

Mise en place de la GED Workflow : comment procéder ?

Vous souhaitez optimiser vos processus métiers ? Indexware vous accompagne dans votre transformation digitale et vous aide à mettre en place une solution de GED adaptée à vos métiers. En collaboration avec les utilisateurs et les chefs de projet, notre équipe définit les rôles, les tâches et leur chronologie. Cette phase d’audit de quelques jours est essentielle à la mise en place d’un workflow cohérent et d’un projet cadré.

Une fois le processus idéal mis en lumière, il est formalisé dans un rapport d’audit qui reprend tous les circuits de traitement observés, ainsi que les axes d’améliorations ou les éventuels freins. La dématérialisation doit embarquer l'ensemble des collaborateurs. La réussite du projet repose aussi sur l’adhésion de la Direction, du personnel, sa compréhension des enjeux et sa maîtrise de l'outil de GED. C’est pourquoi les équipes d’Indexware vous proposent des solutions sur mesure et un accompagnement personnalisé pour la digitalisation de vos processus métiers.

 

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