Pourquoi opter pour un logiciel de workflow en entreprise ?

Flux opérationnel, processus métier, modélisation… Tous ces termes appartiennent à l’univers du workflow. On fait le tour des concepts essentiels avant de se pencher sur les avantages concrets de la démarche et sur les étapes de sa mise en place. 

Quelques définitions utiles  

Commençons par préciser quelques termes qui vous seront utiles dans la conduite du changement de votre entreprise. Pour que les avantages d’un outil ou d’une nouvelle méthode de travail soient compris et acceptés, il est important de travailler sa communication et cela passe aussi par un point sur les définitions.  

Que veut dire workflow ? « Workflow » signifie littéralement le flux de travail. Cet anglicisme, utilisé en gestion d'entreprise, traduit la représentation d’une liste d'opérations à réaliser. Le workflow clarifie les circuits de traitement et la répartition des tâches entre les différents acteurs impliqués. La modélisation du flux de travail permet d'automatiser les tâches et de s’assurer que l'information soit transmise jusqu’à l'accomplissement d’un processus métier ou d’un processus opérationnel.   

Qu’est-ce qu’un processus métier ou opérationnel ? Le processus commence par un événement déclencheur en entrée et s’achève sur un résultat obtenu en sortie après une suite d’actions spécifiques. Les processus métiers comprennent toutes les activités qui permettent à l'entreprise d'atteindre un objectif (traitement d’une commande). Les processus opérationnels sont des sous-segments d’un processus métier (préparation, envoi, réception de la commande…).  

Que signifie piloter/optimiser les processus ? Certains processus sont plus critiques que d'autres. Une fois ces processus identifiés, leur optimisation peut donner des résultats très positifs en termes de productivité et de performances pour l'entreprise. Cela peut passer par un audit destiné à repérer les freins et les sources d’erreurs récurrentes ou de retards importants.

À quoi sert un logiciel de workflow ?  

Le logiciel de workflow est un outil informatique dédié à la gestion des flux de travaux. Il permet de réaliser la modélisation des différentes opérations d’un processus métier. Cette représentation donne aux structures des secteurs publics et privés les moyens de mieux gérer le circuit de traitement d’un document (facture, fiche de paie…) ou d’une demande (devis, réclamation…). Le collaborateur qui utilise un logiciel de workflow sait ce qui l’attend pour la journée et d'ici à la fin d’un processus spécifique.  

Prenons l'exemple du dépôt d’un dossier de candidature pour l'obtention d'une chambre en résidence universitaire. Le service administratif reçoit la demande et contrôle les pièces du dossier. Le dossier est transféré aux décisionnaires pour validation. Le responsable du planning vérifie ensuite la disponibilité conformément aux dates d’entrée et de sortie prévues pour le séjour. Au moins 3 collaborateurs se sont succédé avant que le candidat n'obtienne une réponse. Multiplié par le nombre de demandes, le service de gestion administrative serait vite dépassé sans outil de workflow.  

Pour une entreprise, cette demande peut être celle d’un client désireux d'obtenir un devis. Celui qui reçoit la demande de devis la transmet au commercial compétent. Il met au point l’offre de contrat, mais doit la faire valider par son responsable. Ce dernier note, corrige et commente le document avant de le renvoyer au commercial. Le collaborateur reprend ces ajustements et envoie le document corrigé et validé au client. Là encore, on retrouve une multiplicité d’acteurs et d’actions chronographes pouvant entraîner des erreurs ou des oublis.  

Les logiciels de gestion électronique des documents (GED) et workflow simplifient et clarifient les échanges entre les collaborateurs, en interne et en externe. Les annotations, les corrections et les commentaires ne sont pas perdus, les documents sont actualisés en temps réel et le statut d'une opération est visible en un coup d'œil. Cela évite les quiproquos, les doublons, les ratés… Tout ce qui fait perdre du temps aux équipes et nuit sévèrement à la qualité de la communication entre les différents services.  

Comment créer un workflow pour ses actions ? 

Les fonctionnalités d’un logiciel de GED et workflow doivent être adaptées aux besoins d'optimisation relevés dans votre entreprise. Cela suppose l'analyse préalable des différents processus. Dans chaque service, il faudra faire le point sur les rôles et les responsabilités de chacun et définir les actions nécessaires à l'accomplissement de la mission ou du processus opérationnel.  

Ce travail d'introspection peut prendre du temps. L'intervention d’un expert en la matière permet d'accélérer et de mieux maîtriser la conduite du changement. Chez Indexware, spécialiste en solution de dématérialisation, nos experts peuvent réaliser un audit complet en quelques heures. Sur des structures et des organisations plus complexes, l'intervenant prendra le temps nécessaire, pouvant aller jusqu’à 3 jours d'entretiens et d'analyse.  

Cet audit se clôt sur un rapport complet. Ce document correspond à la modélisation des circuits de traitement audités avec les différentes actions de workflow. Vous y retrouverez des conseils et des recommandations organisationnelles formulés pour répondre aux besoins de chaque service.  

En plus du logiciel de workflow, Indexware propose des solutions de dématérialisation et de signature électronique des documents pour accompagner la transition numérique de l'entreprise.