La GED au service des professions juridiques

Pièces justificatives, expertises, attestations… Les documents s’accumulent sur votre bureau et les vieux dossiers menacent de faire céder les portes du placard à archives ? Il est temps de passer à un vrai logiciel de GED adapté à votre métier.  

Un flux documentaire complexe avec de nombreux intermédiaires  

Clients particuliers ou grosses entreprises ? Petite ou grande structure ? Tous les cabinets juridiques, quelle que soit leur taille et leur marché, ont tout intérêt à passer du support papier au format dématérialisé et plus particulièrement à choisir un logiciel de GED profession juridique.  

Après plusieurs années ou décennies d'exercice les portes des placards à archives peinent à contenir un flot incessant de documents. Les dossiers en cours sont un autre défi organisationnel. Ces informations doivent être facilement accessibles, tout en restant confidentielles et soigneusement classées. Une organisation erratique complique les échanges avec les clients et les différents intermédiaires du cabinet juridique.  

Or, ces professions sont soumises aux mêmes contraintes de performance que n’importe quelle entreprise. Le cabinet juridique doit rationaliser ses processus et gagner en efficacité s’il veut rester compétitif sur un marché où les grands cabinets sont en pleine émergence. Même les plus petites structures peuvent difficilement faire l’impasse sur la dématérialisation dans un contexte ou la gestion et la transmission digitale des documents se généralise.  

Il est question de performance et de simplicité, mais aussi de sécurité des données. Avec les coffres-forts numériques, les informations confidentielles sont plus en sécurité dans l’enceinte digitale que dans les armoires du cabinet. Sans compter qu’elles deviennent par là même plus accessibles aux utilisateurs certifiés et autorisés. Les collaborateurs qui ne comptent pas leurs heures, peuvent ainsi consulter n’importe quel document utile en dehors des horaires d’ouverture du cabinet.  

Défauts de gestion courants sans logiciel de direction juridique 

Les modes d'organisation varient d’un cabinet à l’autre, mais tous rencontrent des difficultés similaires qui tiennent à la lourdeur des processus reposant sur des supports papiers.    

Failles organisationnelles 

Dossiers mal classés, documents égarés, adresse du destinataire mal renseignée… Les fautes d'inattention et les oublis sont plus fréquents lorsque les collaborateurs doivent manipuler des dossiers, collecter et reproduire les informations à la main.  

Lenteur des processus  

Les processus sont aussi ralentis par cet enchaînement de tâches chronophages. Chaque action, chaque échange, suppose une série d'opérations toutes sujettes au risque d’erreurs. En conséquence, les délais s’allongent privant le cabinet de certaines opportunités pouvant être décisives pour la suite de ses activités.  

Perte de compétitivité  

Alors que les logiciels de gestion juridique deviennent toujours plus efficaces, l’écart se creuse entre le cabinet équipé d’un logiciel de GED et ceux qui en sont privés. Les outils de gestion numérique indispensables dans les grands cabinets font aussi toute la différence pour les structures de taille intermédiaire et les cabinets à taille humaine.  

Sécurité mal maîtrisée 

Avec un logiciel de GED notaire ou cabinet d'avocat, le partage de documents est aussi sécurisé. Les accès sont restreints aux seuls utilisateurs autorisés et les informations sont stockées sur des serveurs protégés. Les progrès réalisés en termes de sécurité et de confidentialité des données rendent les logiciels de GED bien plus sûrs que le stockage de documents au format papier dans les archives du cabinet.  

Les avantages de la GED dans le cadre juridique  

Les clients et les interlocuteurs du cabinet juridique attendent du professionnel une parfaite maîtrise du métier, mais aussi une grande rigueur et des délais de traitement maîtrisés. La précision et la fiabilité de l'outil numérique aident les cabinets juridiques à honorer ces demandes.  

Créez facilement tous vos documents légaux  

La GED vous permet d'accélérer toutes vos démarches, à commencer par la création de documents, calibrés selon les canons du métier. Les champs préexistants peuvent être remplis automatiquement avec les données déjà renseignées dans le logiciel.  

Retrouvez rapidement un document  

Grâce à la technologie LAD/RAD, votre logiciel reconnaît automatiquement le contenu de tous vos documents, y compris les documents scannés. Cette compréhension des caractères et des différents champs permettent d’effectuer des recherches par mots clés et par type de document.  

Maintenez une organisation sans faille  

Avec un logiciel de GED métiers juridiques, le temps et la quantité de documents n’ont pas d’incidence sur la qualité du classement ou sur votre capacité à retrouver un document. Vous maintenez en toute circonstance une organisation sans faille.  

Partagez facilement l'information   

Le format numérique des documents natifs ou scannés simplifie les échanges avec vos collaborateurs et avec vos clients. La transmission de l'information est aussi accélérée, ce qui vous permet de mieux maîtriser vos délais pour gagner en compétitivité.  

Indexware, spécialiste en dématérialisation et en solutions de GED, propose aux cabinets juridiques des outils spécialement paramétrés pour répondre aux besoins de leurs activités. Les équipes d’Indexware sont aussi là pour accompagner la prise en main du logiciel et l'intégration de l’outil dans chaque processus métier.