La gestion électronique des documents (GED) simplifie, accélère et sécurise les processus de l'entreprise. Un logiciel de GED adapté est une solution rentable, mais aussi une solution qui suscite l’adhésion parmi les collaborateurs. Voici comment trouver le bon outil et assurer une mise en place efficace.
7 points à considérer avant de choisir un logiciel de GED
Avant d’orchestrer la transition numérique de son entreprise, il faut mettre la main sur le bon outil de GED. Retrouvez les principaux critères à considérer pour faire un choix éclairé.
1 - Identifier ses besoins
Avant de scanner l’offre en logiciels GED proposée sur le marché, il faut chiffrer ses besoins. Voici quelques questions à se poser avant de se lancer :
- quel est le volume de fichiers électroniques traités chaque mois ?
- quel est le volume mensuel de documents papier à traiter ?
- quels sont les outils de gestion prioritaires pour l'entreprise ?
Vous pouvez ensuite envisager une première sélection sur la base de ces critères.
2 - Retenir une solution GED adaptée à ses processus métiers
L’outil de GED sélectionné doit être adapté à votre entreprise. C’est-à-dire à vos processus métiers et au secteur d’activités concerné. Chez les collectivités, l’une des priorités sera la gestion du courrier entrant. Pour les métiers de la grande distribution, il sera davantage question de gestion des stocks et des factures d'achats, par exemple.
Vous trouverez chez certains éditeurs des solutions de GED spécialement pensées pour votre corps de métier.
3 - S'assurer de la compatibilité de la solution avec la base existante
Le logiciel de GED doit également être compatible avec le système d'information (SI) existant. Vous avez une base informatique déjà en place. Celle-ci doit pouvoir être gérée sans difficulté par votre nouvelle solution de gestion.
L'association de l'infrastructure existante et du nouvel outil doit permettre à chacun d’accélérer et de fiabiliser le traitement du flux documentaire.
4 - Vérifier les fonctionnalités proposées
Une solution parfaitement dimensionnée ne se compose que des fonctionnalités utiles à votre entreprise. Pour s’en assurer, il est important de passer la description du produit au peigne fin. Les différentes fonctionnalités répondent-elles à un besoin précédemment identifié ? Si la réponse est non, vous risquez de payer plus cher un service qui n’aura pas d’application concrète dans le quotidien de votre entreprise.
5 - Privilégier les solutions intuitives
La transition numérique de l'entreprise embarque tous ses employés. Chacun doit pouvoir trouver ses marques facilement avec le nouvel outil. Privilégier les interfaces intuitives permet aux collaborateurs de s'approprier plus rapidement la solution de GED.
6 – Opter pour une solution évolutive
Il est important de vérifier que votre éditeur de solution peut vous proposer une interface qui pourra évoluer selon vos besoins. Il sera intéressant de vérifier que vous pourrez obtenir de nouvelles améliorations et interfaces qui vous permettront de gagner en performance.
7 - Évaluer la qualité du suivi offert par l'éditeur
Même la solution la plus simple requiert un temps d'adaptation et de formation. Vous risquez d’avoir de nombreuses questions, depuis la mise en place de la nouvelle solution de GED jusqu’à sa parfaite utilisation. Pour fluidifier la transition, il est important de pouvoir se reposer sur un éditeur disponible.
Indexware vous accompagne dans la conduite du changement
Spécialiste en solutions de GED, Indexware se tient à la disposition des professionnels pour les aider à mettre en place une solution à la hauteur de leurs exigences. Notre objectif ? Vous faciliter le passage vers nos différentes solutions :
- GED - Workflow, travail collaboratif ;
- GED - Gestion de formulaire dématérialisé ;
- Reconnaissance automatique des documents LAD/RAD ;
- Dématérialisation de factures LAD/RAD ;
- signature électronique.
Pour toutes ces solutions, Indexware propose un accompagnement étape par étape.
Audit et conseil organisationnel
Cette étape est cruciale pour la réussite du projet de dématérialisation. Il s'agit de déterminer quelle sera la solution la plus adaptée à votre structure. Pour ce faire, Indexware opère un audit complet :
- méthode d'archivage et de consultation des documents ;
- contraintes de volumes et de formats pour la numérisation ;
- politique de droit d’accès ;
- circulation des documents, dans le cadre de la GED - Workflow ;
- aménagement de l’espace de travail…
L'observation de l'environnement technique de travail permet de valider la mise en place de la solution de GED, et/ou, de formuler les préconisations pour son installation. Cette étape est aussi l'occasion de mettre au point un parcours de formation efficace pour votre entreprise.
Assistance à maîtrise d'ouvrage (AMO)
L’AMO doit vous permettre de constituer un projet d’intégration solide. Indexware accompagne les professionnels dans la réalisation du cahier des charges et dans la mise en œuvre d’une solution pilote. Notre équipe vous oriente également vers les solutions les plus pertinentes, qu'il s'agisse d’une GED Workflow, LAD/RAD ou encore e-parapheur.
Ces trois points font partie intégrante de la conduite du changement en gestion électronique de documents.
Conduite du changement de la GED
La conduite du changement regroupe toutes les actions permettant de maîtriser un changement organisationnel. Les enjeux de la transition numérique sont aussi liés à la compréhension et à l'acceptation du changement par l'ensemble des collaborateurs. Mal préparée, la transformation de l'organisation peut être vécue comme un bouleversement.
Au fil des années d'expérience, Indexware a mis au point une méthodologie de conduite unique, essentiellement axée sur l'humain.
Mise en place de la dématérialisation
Indexware vous accompagne également dans la mise en œuvre et l'évolution de ces solutions dans l'organisation de votre entreprise. Cela passe par l’installation et le paramétrage, sur site ou à distance, mais aussi par la formation des administrateurs et des utilisateurs, sans oublier l'assistance à l'exploitation.
