Supply Chain : la gestion intelligente des documents

Enjeux autour de la supply chain

En période d'instabilité, la demande est très volatile. Les stocks des entreprises se révèlent soudainement inappropriés. Le surplus ne peut pas être écoulé et pourtant les marchandises entreposées continuent à grignoter les charges d'exploitation du local. À l’inverse, un niveau de stock insuffisant pousse la demande dans les bras de la concurrence. Dans cette situation, vous n’avez pas non plus les moyens de répondre à une opportunité de marché inattendu. 

Ce manque de flexibilité est une épine dans le pied de votre entreprise. Mais comment répondre à une demande volatile ? Les nouvelles technologies peuvent vous aider en vous fournissant des prédictions plus justes. L’analyse des données non structurées externes et internes fait partie de ces avancées qui pourraient bien changer la donne sur le marché.

Exploiter les données non structurées

Par données non structurées, on entend des données dont le format n’a pas été prédéfini. Ce sont des informations brutes, pas toujours faciles à collecter, à traiter ou à exploiter. Leur volume est considérablement plus important que celui des données structurées préformatées et ne cesse d'augmenter. C’est une véritable mine d’or informationnelle pour les entreprises.

Les données structurées peuvent être les données clients saisies dans différents champs : noms, adresse, numéro de téléphone… Les données non structurées, ce sont par exemple toutes ces informations communiquées sur les réseaux sociaux : likes, commentaires, géolocalisation… Ces données existent sous différents formats : texte, audio, vidéo, images… Concrètement, en externe, l'entreprise va chercher à observer les tendances des consommateurs sur les réseaux sociaux ou à exploiter les analyses sectorielles. En interne, elle peut utiliser les informations présentes dans les contrats, les factures ou encore les bons de commande.

Pour que les prédictions soient pertinentes, il faut pouvoir collecter ces données en temps réel, pour mieux ajuster l'approvisionnement.

La chaîne logistique et son flux documentaire

Le flux documentaire de la supply chain est conséquent et rempli d'informations.

Il peut s’agir de lettres d'instruction comportant des renseignements sur les modes et délais de livraison de la marchandise. Ce sont aussi les étiquettes d'expédition, les factures commerciales, ou encore les contrats d’assurance de transport.

S’y ajoutent tous les autres documents traités au quotidien par les logisticiens : les bons de commande, les factures, les reçus… La plupart de ces documents sont encore émis et reçus au format papier ce qui tend à allonger les délais d'exécution.

La dématérialisation des données de la supply chain

Tous ces éléments essentiels à la gestion des flux logistiques peuvent être exploités de manière plus efficace grâce à une solution de Gestion Électronique des Documents (GED).

Pourquoi dématérialiser les documents de la supply chain ?

Avec un outil de gestion adapté, vos documents électroniques peuvent être lus, reconnus et traités au moyen de processus automatisés. Les collaborateurs sont ainsi débarrassés de tâches répétitives et chronophages. Les processus de gestion logistique sont simplifiés et accélérés.

Le suivi est aussi plus précis. Le statut des documents est mis à jour en temps réel. L’échange d'informations, en interne et en externe, peut aussi se faire sans délai. L'immédiateté de la consultation, du traitement et du partage améliore les relations dans l’entreprise et avec les clients, fournisseurs et autres partenaires extérieurs.

Comment dématérialiser le flux documentaire de la supply chain ?

Vous avez deux manières, complémentaires, d’aborder la dématérialisation des documents de la supply chain.

La première consiste à recevoir et à émettre des informations au format digital. Cela suppose de respecter les exigences de confidentialité, de sécurité et de lisibilité associées à la dématérialisation.

Ensuite, il reste votre historique stocké au format papier. Pour une gestion optimale, vous devez pouvoir y revenir en utilisant le même outil que pour vos documents dématérialisés. Par exemple, il sera plus compliqué de comparer des bons de commandes si une partie, la plus ancienne, est au format papier, alors que l’autre, plus récente, est stockée sur un support digital.

C’est pourquoi la transition digitale des entreprises inclut la numérisation des documents existants. Les informations stockées au format papier deviennent ainsi consultables dans les mêmes conditions que vos documents électroniques.

Indexware vous aide à mettre en place une dématérialisation efficace

Indexware, expert en solution de GED, accompagne les entreprises dans leur transition numérique. Notre service d’assistance à la conduite du changement vous est proposé avec toutes nos solutions : workflow, formulaire dématérialisé, facture LAD RAD, e-parapheur… Nous intervenons auprès des entreprises de toute taille ainsi que dans les institutions publiques.

Pour déterminer les besoins de votre structure, nous réalisons un audit organisationnel complet. En tant qu'intégrateur de logiciel GED, nous assurons ensuite l'installation et le paramétrage des solutions de gestion électronique. Nous dispensons également des formations pour accélérer la prise en main et garantir une utilisation optimale de l'outil de GED.